Le métier d’Office Manager a aujourd’hui une place reconnue dans les entreprises. Son rôle principal : assister le dirigeant de l’entreprise dans ses diverses missions. il se situe entre la fonction d’Assistant(e) de direction et celle d’un(e) Responsable administratif(ve).
Quelles sont les missions de ce nouveau métier ? Quelles formations existent pour l’exercer ?
Quelles sont ses activités / missions principales ?
La Direction délègue un certain nombre de tâches à l’Office Manager en fonction de la structure de l’entreprise, de sa taille et des compétences du manager.
Les mission speuvent aussi être délimitées par un périmètre, administratif, juridique ou comptable par exemple. Il (ou elle) peut aussi gérer la communication de la structure, son budget ou ses ressources humaines.
Le poste est assez varié et pluridisciplinaire. Ce collaborateur(trice) représente une véritable interface entre la direction de l’entreprise et ses interlocuteurs, aussi bien en interne qu’à l’extérieur.
Quel est le quotidien de l’Office Manager ?
Ce collaborateur occupe donc un poste polyvalent. Son rôle peut varier en fonction de l’activité de l’entreprise et de l’équipe avec laquelle il evolue.
Assistant de direction dans une entreprise de grande taille, il peut ainsi être chargé de soulager son n+1 de certaines tâches telles que la gestion des services généraux et la gestion administrative du personnel (recrutement, communication interne, préparation de l’intégration des nouveaux arrivants…).
Au sein de certaines PME, on peut le qualifier de “super assistant”, il est en effet responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision avec des missions variées telles que : traiter le courrier, receptionner les appels téléphoniques, organiser les agendas, les commandes de fournitures de bureau, le travail administratif des différents services et la trésorerie.
Mais il gère aussi et surtout des dossiers qui demandent une forte expertise, notamment en ce qui concerne la gestion de l’entreprise. il n’a pas forcément besoin de l’aval de son supérieur pour prendre un certain nombre de décisions.
Assistant de Direction et Office Manager, quelles différences ?
Le rôle d’Assistant(e) de direction a évolué de façon significative au cours des dernières années.
La différence principale se situe dans la plus grande diversité des tâches et le degré de responsabilité, plus élevé.
L’Office Manager est polyvalent(e), avec un plus grand degré d’autonomie et d’initiative. C’est un(e) pluridisciplinaire qui peut être amené(e), selon la taille de l’entreprise et son degré d’autonomie intrinsèque, à encadrer des assistants de direction ou administratifs.
Quelles sont les qualités requises pour être Office Manager ?
Les qualités premières sont des soft skills. C’est un poste riche, qui requiert une grande capacité d’adaptation.
- Polyvalence
- Organisation
- Grande autonomie
- Diplomatie
- Discretion
- Adaptabilité
- Sens des priorités
Maitriser une langue étrangère est aussi indispensable.
